Oppisen iloa

ympäri vuoden

Rekisteriseloste

Rekisteriseloste

TIETOSUOJASELOSTE

 

Etelä-Karjalan kesäyliopiston kurssihallintarekisteri

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

Laatimispäivä 24.5.2018

 

1 Rekisterinpitäjä

Nimi: Etelä-Karjalan kesäyliopisto / Itä-Suomen yliopistoseura r.y. Y-tunnus: 0206795-4

Osoite: Tietäjänkatu 5, 55120 Imatra

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): 010 322 9450, imatra@kesyli.net

 

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Virpi Jurva

Osoite: Tietäjänkatu 5, 55120 Imatra

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): 010 322 9450, imatra@kesyli.net

 

3 Rekisterin nimi

Etelä-Karjalan kesäyliopiston kurssihallintarekisteri

 

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Etelä-Karjalan kesäyliopiston kurssinhallintarekisteriä käytetään koulutusten hallinnointiin, tiedottamiseen, laskutuksen järjestämiseen sekä lakisääteistä tilastointia varten. Jos osallistuja on alaikäinen, rekisteriin tallennetaan huoltajan tiedot.

Opiskelijoiden nimeä, kotiosoitetta, ja sähköpostiosoitetta voidaan käyttää kesäyliopiston koulutuksista tiedottamisessa, jos opiskelija on itse antanut siihen suostumuksensa.

Opettajien tiedot lakisääteistä tilastointia varten.

 

5 Rekisterin tietosisältö

Henkilön yksilöintitiedot:

Etunimi (pakollinen)

Sukunimi (pakollinen)

Henkilötunnus (pakollinen henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten)

Mikäli osallistuja on alaikäinen, huoltajan henkilötunnus on pakollinen.

Lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka tai huoltajan vastaavat tiedot (pakollinen)

Puhelinnumero (pakollinen)

Sähköpostiosoite ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten (pakollinen)

Tilastointitiedot:

Nykyinen oppilaitos

Äidinkieli (pakollinen)

Kotikunta (pakollinen)

Koulutustausta (pakollinen)

Ammattiala (pakollinen)

Opintojen tarkoitus (pakollinen)

Ammatti

Työpaikka

Pääasiallinen toiminta (pakollinen)

Sukupuoli (pakollinen)

Yrityslaskutustiedot kerätään jos yritys maksaa koulutusmaksun:

Y-tunnus (pakollinen)

Organisaatio (pakollinen)

Puhelinnumero (pakollinen)

Sähköposti (pakollinen)

Yhteyshenkilö

Lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka (pakollinen)

Verkkolaskuosoite, välittäjän tunnus ja välittäjän nimi (pakollinen mikäli halutaan sähköinen laskutus)

Maksajan viite

Vapaaehtoinen lisätieto ilmoittautumiseen

Tiedotelupa: kurssilainen aktiivisesti valitsee saako hänelle lähettää tiedotteita: kyllä/ei

 

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot ovat opiskelijoiden ja opettajien itse ilmoittamisia tietoja. Opiskelijat täyttävät omat tietonsa ilmoittautuessaan koulutuksiin. Opettajat ilmoittavat tietonsa suullisesti, sähköpostilla tai puhelimitse.

Tietoja ei saada automaattisesti muista henkilörekistereistä.

 

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Avoimeen korkeakouluopetukseen osallistuvien opiskelijoiden henkilötietoja ja suoritustietoja voidaan luovuttaa sille korkeakoululle, jonka mukaisia opintoja opiskelija suorittaa.

Jos kyseessä on sähköinen yrityslaskutus, tiedot luovutetaan Apix Messaging Oy:lle tai Osuuspankille.

Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa myös perintätapauksissa.

Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin.

 

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto:

Manuaalinen aineisto säilytetään kesäyliopiston tiloissa lukituissa kaapeissa.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot:

Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan palveluntarjoajan sisäiseen käyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset käyttöoikeudet.

Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat valvotuissa tiloissa.

Palveluntarjoaja huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti.

 

10 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot (henkilötietolaki 26 §). Tarkastus toteutetaan kohtuullisessa ajassa. Tarkastuspyyntö osoitetaan kesäyliopiston toimistoon kirjallisesti. Osoite imatra@kesyli.net tai Etelä-Karjalan kesäyliopisto, Tietäjänkatu 5, 55120 Imatra.

Rekisteritiedot luovutetaan henkilökohtaisesti ja luovuttamisen yhteydessä tulee osoittaa henkilöllisyys virallisella henkilötodistuksella.

 

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista.

Rekisterissä olevat tiedot korjataan henkilön antaman kirjallisen ilmoituksen perusteella.

Ilmoituspyyntö osoitetaan imatra@kesyli.net tai Etelä-Karjalan kesäyliopisto, Tietäjänkatu 5, 55120 Imatra. Tietojen korjaamisen yhteydessä tulee osoittaa henkilöllisyys virallisella henkilötodistuksella.

 

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto tietosuojaloukkauksista.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttö markkinointitarkoituksessa.

Rekisteröidyllä on oikeus tulla unohdetuksi. Tietojen poistoa tulee pyytää kirjallisesti. Pyyntö osoitetaan imatra@kesyli.net tai Etelä-Karjalan kesäyliopisto, Tietäjänkatu 5, 55120 Imatra. Tietojen poistamisen yhteydessä tulee osoittaa henkilöllisyys virallisella henkilötodistuksella.

 

 

Etelä-Karjalan kesäyliopiston sähköpostimarkkinointirekisteri

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

Laatimispäivä 24.5.2018

 

1 Rekisterinpitäjä

Nimi: Etelä-Karjalan kesäyliopisto / Itä-Suomen yliopistoseura r.y. Y-tunnus: 0206795-4

Osoite: Tietäjänkatu 5, 55120 Imatra

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): 010 322 9450, imatra@kesyli.net

 

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Virpi Jurva

Osoite: Tietäjänkatu 5, 55120 Imatra

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): 010 322 9450, imatra@kesyli.net

 

3 Rekisterin nimi

Etelä-Karjalan kesäyliopiston sähköpostimarkkinointirekisteri

 

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteröityjen tietoja käsitellään Etelä-Karjalan kesäyliopiston koulutusten sähköpostimarkkinointia varten.

Rekisteröityjen tietoja käsitellään rekisteröityjen oman suostumuksen perusteella (koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä annettu tiedotelupa) tai henkilön asemaan, tehtävään sekä niiden hoitoon julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa perustuen.

 

5 Rekisterin tietosisältö

Nimi, ammatti/ tehtävä, toimiala, kaupunki, sähköpostiosoite ja postiosoite.

 

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Koulutuksiin osallistuvien oman ilmoituksen perusteella (tiedotelupa).

Uutiskirjeen tilauksen perusteella.

Yleiset verkkotietolähteet, mikäli kyse on henkilön asemaan, tehtävään sekä niiden hoitoon julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista.

 

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta.

 

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan Unioinin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

 

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto:

Markkinointiin käytettävää aineistoa ei ole manuaalisessa muodossa.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

Tiedot on suojattu käyttäjäkohtaisilla tietokoneiden salasanoilla.

 

10 Tarkastusoikeus

Rekiströidyllä on oikeus tarkistaa omat tietonsa. Tietojen tarkastaminen suoritetaan markkinointikirjeessä mukana olevasta linkistä.

 

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista.

Rekisterissä olevat tiedot korjataan henkilön antaman kirjallisen ilmoituksen perusteella. Ilmoituspyyntö osoitetaan imatra@kesyli.net tai Etelä-Karjalan kesäyliopisto, Tietäjänkatu 5, 55120 Imatra. Tietojen korjaamisen yhteydessä tulee osoittaa henkilöllisyys virallisella henkilötodistuksella.

 

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus korjata häntä koskevat tiedot. Tietojen korjaaminen suoritetaan markkinointikirjeessä mukana olevasta linkistä.

Rekisteröidyllä on oikeus poistaa häntä koskevat tiedot. Tietojen poistaminen suoritetaan markkinointikirjeessä mukana olevasta linkistä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä markkinointia varten. Vastustaminen suoritetaan markkinointikirjeessä mukana olevasta linkistä.

Rekisteröidyllä on oikeus tulla unohdetuksi. Tietojen poistoa tulee pyytää kirjallisesti. Pyyntö osoitetaan imatra@kesyli.net tai Etelä-Karjalan kesäyliopisto, Tietäjänkatu 5, 55120 Imatra. Tietojen poistamisen yhteydessä tulee osoittaa henkilöllisyys virallisella henkilötodistuksella.